Путевые листы служат основанием для расчета заработной платы водителей, помогают вести учет расходов на эксплуатацию автопарка и выплату компенсаций сотрудникам, которые используют личные авто в служебных целях.
Кто и зачем должен оформлять путевые листы
Оформлять путевые листы должны компании, которые:
- занимаются перевозкой пассажиров и грузов;
- перевозят пассажиров и грузы для собственных нужд;
- учитывают расходы на поездки при расчете налоговой нагрузки — это, например, организации, которые используют упрощенную систему налогообложения «Доходы минус расходы».
Как правильно оформлять путевые листы
Нет единой формы путевого листа: компания может разработать собственный бланк или использовать готовые шаблоны. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник. Главное, включить в документ следующую информацию:
- срок действия путевого листа;
- данные о том, что оформил путевой лист, в зависимости от его статуса;
- данные о транспортном средстве: тип, модель, госномер, результат предрейсового осмотра и т. д.;
- данные о водителе или водителях транспортного средства: ФИО, СНИЛС, дата выдачи водительского удостоверения, дата прохождения медосмотра;
- сведения о виде перевозки: коммерческая, для собственных нужд или перевозка спецтранспортом;
- сведения о виде сообщения: городское, пригородное, междугородное и международное.
В документ можно включить и другую информацию, которая нужна компании — например, о среднем расходе топлива с учетом особенностей транспортного средства или о планируемом маршруте. Форму путевого листа необходимо зафиксировать внутренним приказом.
Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специального ПО. К примеру, такой функционал скоро появится в сервисе для управления автопарком и автомобильными платежами «Паркоматике». Сотрудникам больше не придется тратить время на работу с документами, благодаря чему компания будет экономить деньги и другие ресурсы.
Документ выдается на одну рабочую смену или рейс. После использования лист сдают в бухгалтерию, где он должен храниться в течение пяти лет. Путевой лист заполнять не обязательно, если водитель использует машину в личных целях. Важно понимать, что в это время он не может перевозить пассажиров, багаж или грузы, у него не должен быть включен таксометр.
Что будет, если ездить без путевого листа
Проверить наличие путевого листа у водителя могут сотрудники ГИБДД и Ространснадзора, которые следят за безопасностью движения. В организацию с проверкой обычно приходят из налоговой и трудовой инспекции.
Путевой лист может быть в электронном формате. В этом случае сведения придется подтвердить усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица, индивидуального предпринимателя или самозанятого.
За отсутствие путевого листа водителю грозит штраф в размере 500 руб., а ИП и организации — от 25 тыс. до 130 тыс. руб.
