Блог Паркоматики

Как бухгалтерам оплачивать парковку без авансовых отчетов

Утро бухгалтера Елены Ивановны начинается с кофе, инстаграма, оплаты парковки и штрафов. Елена Ивановна вовсе не гонщик-нарушитель, просто она работает в компании с автопарком в 200 машин. Каждому водителю нужно выдать наличные для оплаты парковки и оформить авансовый отчет.

Кофе давно остыл, а Елена Ивановна еще не закончила с авансовыми отчетами. Эта однообразная машинальная рутина висит нагрузкой к основной работе. Каждую парковку приходится вносить вручную, проходя через сотни полей с цифрами... а хотелось бы поля с лавандой! Ничего, границы откроются и будут душистые поля Прованса: Елена Ивановна идет на повышение и в должности, и в зарплате.

Совещание

Все было хорошо, но директор фирмы Василий Игоревич представил нового сотрудника: «Маргарита Львовна, бухгалтер с большим опытом оптимизации парковки и других затрат». Что-то Елене Ивановне подсказывает, что «другими затратами» может стать ее зарплата, а колея оптимизации пройдет по ее новой должности. Фотосессия в лавандовых полях поставлена под угрозу.

Обед и план свержения противника

Суп разогрет и боевой запал Елена Ивановы тоже. Может, Маргарита Львовна умеет в тысячу раз быстрее вносить цифры в 1С. Здесь надо обойти конкурента не пешком, а объехать на машине.

В группах бухгалтеров в соцсетях Елена Ивановна провела опрос: кто как ускорил создание авансовых отчётов для оплаты парковки. Коллеги рассказали, что ускориться можно отрастив еще две руки, но это не точно, а также есть другой путь — сервис «Паркоматика», который вообще избавляет от авансовых платежей за парковку. Уходят в прошлое не только авансовые отчеты, но и сами авансовые платежи, потому что парковка через «Паркоматику» оплачивается постоплатой по одному счету. Бинго!
В онлайн сервисе «Паркоматика» все автоматизировано, загружаете номера авто, телефоны водителей и все. Водители паркуются через мобильное приложение «Паркоматики», оплата списывается со счета компании.

В любой момент бухгалтер может выгрузить отчет по затратам на парковку и штрафы в Excel. В конце месяца «Паркоматика» формирует отчет за месяц и акты выполненных работ. Процедура оплаты парковки через систему полностью соответствует требованиям налоговых органов и со сдачей отчётности проблем не будет.

Бизнес-план «Прованс»

Директор Василий Игоревич любит, когда к нему приходят с готовыми, как заведенный автомобиль, решениями. И еще он любит цифры и презентации.

Елена Ивановна посчитала, сколько денег компания сэкономит, когда автоматизирует оплату парковки.

  • Для парка из 200 машин экономия составит примерно 130 тыс. руб. в месяц, за счет своевременной оплаты парковки и сокращения количества штрафов.
  • Обычно, после 60 дней просрочки оплаты штрафов ГИБДД выставляет штраф в двойном размере и передает дело приставам. Приставы накладывают на компанию исполнительский сбор — 10 тысяч рублей. Этих затрат и рисков больше не будет.

Первый слайд готов!

На втором слайде Елена Ивановна сравнила затраты времени на работу бухгалтера вручную и в «Паркоматике».

  • Раньше каждый авансовый отчет занимал около 10 минут. В организации 200 машин, то есть примерно 33 часа в месяц «выбрасывается» на оформление авансовых платежей. А это целая рабочая неделя!
  • Те же самые операции в «Паркоматике» занимают 15 минут в месяц, не на каждый отчет, а всего.

Снова экономия — на оплачиваемых человеко-часах бухгалтера.

Третий слайд должен ударить по самому больному — страсти Василия Игоревича к бонусам.

  • Первый месяц работы через сервис без комиссии.
  • Бесплатный модуль «Штрафы».
  • Траспондеры для платных дорог.

Презентация готова.

Когда внедрили «Паркоматику»

Реальный кейс Банка «Открытие».

С «Паркоматикой» банк экономит до 100 тыс. руб.* ежемесячно на штрафах за несвоевременную оплату или продление городской платной парковки.

Больше никаких авансовых отчетов — парковка оплачивается с единого корпоративного счета, который можно пополнять в конце месяца по факту всех парковочных сессий автомобилей Банка. У бухгалтерии освободилось время, команда взялась за новый проект.
Елена Ивановна каждое утро тратит не больше пяти минут, чтобы проконтролировать оплату парковки. Вот преимущества сервиса:

  • все парковки как по машинам, так и по водителям отображаются в личном кабинете;
  • там же можно установить лимиты на траты, объединить сотрудников в группы, отследить и оплатить штрафы, арендовать транспондер для платных дорог;
  • отчеты из личного кабинета моментально выгружаются в Excel;
  • акты выполненных работ и отчет по парковочным сессиям формируются в два клика.

Теперь все на своих местах: Маргарита Львовна оплачивает парковку в два клика, Елена Ивановна контролирует расходы компании и планирует поездку на юг Франции. Василий Игоревич расширяет бизнес и увеличивает штат сотрудников, новых бухгалтеров Елена Ивановна подбирает сама.

Проблемы с авансовыми отчетами схожи у всех компаний с собственным парком. Автоматизированный сервис избавляет предпринимателя и команду от ненужной работы, появляется больше времени на развитие бизнеса.

Чтобы попробовать функционал «Паркоматики» и узнать тарифы, перейдите по ссылке и зарегистрируйтесь. Внедрение занимает не больше нескольких часов. Достаточно загрузить номера автомобилей и телефоны водителей в личном кабинете.
Инструкции