05 май. 2021

Авансовые отчёты при оплате парковки больше не нужны

Утро бухгалтера Елены Ивановны начинается с кофе, инстаграма, оплаты парковки и штрафов. Елена Ивановна вовсе не гонщик-нарушитель, просто она работает в компании с автопарком в 200 машин. Каждому водителю нужно выдать наличные для оплаты парковки и оформить авансовый отчёт.

Кофе давно остыл, а Елена Ивановна ещё не закончила с авансовыми отчётами. Эта однообразная машинальная рутина висит нагрузкой к основной работе. Каждую парковку приходится вносить вручную, проходя через сотни полей с цифрами... а хотелось бы поля с лавандой! Ничего, границы откроются и будут душистые поля Прованса: Елена Ивановна идёт на повышение и в должности, и в зарплате.

Совещание

Всё было хорошо, но директор фирмы Василий Игоревич представил нового сотрудника: “Маргарита Львовна, бухгалтер с большим опытом оптимизации парковки и других затрат”. Что-то Елене Ивановне подсказывает, что “другими затратами” может стать её зарплата, а колея оптимизации пройдёт по её новой должности. Фотосессия в лавандовых полях поставлена под угрозу.

Обед и план свержения противника

Суп разогрет и боевой запал Елена Ивановы тоже. Может, Маргарита Львовна умеет в тысячу раз быстрее вносить цифры в 1С. Здесь надо обойти конкурента не пешком, а объехать на машине.

В группах бухгалтеров Вконтакте и Фейсбуке Елена Ивановна провела опрос: кто как ускорил создание авансовых отчётов для оплаты парковки. Коллеги рассказали, что ускориться можно отрастив еще две руки, но это не точно, а также есть другой путь - сервис «Паркоматика», который вообще избавляет от авансовых платежей за парковку. Уходят в прошлое не только авансовые отчёты, но и сами авансовые платежи, потому что парковка через «Паркоматику» оплачивается постоплатой по одному счету. Бинго!

В онлайн сервисе «Паркоматика» все автоматизировано, загружаете номера авто, телефоны водителей и все. Водители паркуются через мобильное приложение «Паркоматики», оплата списывается со счета компании.

В любой момент бухгалтер может выгрузить отчёт по затратам на парковку и штрафы в Excel. В конце месяца «Паркоматика» формирует отчёт за месяц и акты выполненных работ. Процедура оплаты парковки через «Паркоматику» полностью соответствует требованиям налоговых органов и со сдачей отчётности проблем не будет.

Бизнес-план «Прованс»

Директор Василий Игоревич любит, когда к нему приходят с готовыми, как заведённый автомобиль, решениями. И ещё он любит цифры и презентации.

Елена Ивановна посчитала, сколько денег компания сэкономит, когда автоматизирует оплату парковки.

• Для парка из 200 машин экономия составит примерно 130 тыс. руб. в месяц, за счёт своевременной оплаты парковки и сокращения количества штрафов.

• Обычно, после 60 дней просрочки оплаты штрафов ГИБДД выставляет штраф в двойном размере и передает дело приставам. Приставы накладывают на компанию исполнительский сбор — 10 тысяч рублей. Этих затрат и рисков больше не будет.

Первый слайд готов!

На втором слайде Елена Ивановна сравнила затраты времени на работу бухгалтера вручную и в «Паркоматике».

• Раньше каждый авансовый отчёт занимал около 10 минут. В организации 200 машин, то есть примерно 33 часа в месяц “выбрасывается” на оформление авансовых платежей. А это целая рабочая неделя!

• Те же самые операции в «Паркоматике» занимают 15 минут в месяц, не на каждый отчёт, а всего.

Снова экономия – на оплачиваемых человеко-часах бухгалтера.

Третий слайд должен ударить по самому больному – страсти Василия Игоревича к бонусам.

• Первый месяц работы через сервис без комиссии.

• Бесплатный модуль Штрафы.

• Траспондеры для платных дорог.

Презентация готова.

Когда внедрили «Паркоматику»

(Реальный кейс Банка «Открытие».)

С «Паркоматикой» наш Банк экономит до 100 тыс. руб.* ежемесячно на штрафах за несвоевременную оплату или продление городской платной парковки.

Больше никаких авансовых отчётов – парковка оплачивается с единого корпоративного счета, который можно пополнять в конце месяца по факту всех парковочных сессий автомобилей Банка. У бухгалтерии освободилось время, команда взялась за новый проект.

Елена Ивановна каждое утро тратит не больше 5 минут, чтобы проконтролировать оплату парковки:

• в личном кабинете видны все парковки, как по машинам, так и по водителям;

• можно установить лимиты, объединить в группы, отследить и оплатить штрафы, арендовать транспондер для платных дорог;

• моментальная выгрузка отчётов из личного кабинета в Excel.

• в конце месяца Елена Ивановна получает акты выполненных работ и отчёт по парковочным сессиям.

Теперь всё на своих местах: Маргарита Львовна оплачивает парковку в два клика, Елена Ивановна контролирует расходы компании и планирует поездку на Юг Франции. Василий Игоревич расширяет бизнес и увеличивает штат сотрудников, новых бухгалтеров Елена Ивановна подбирает сама.

Проблемы с авансовыми отчётами схожи у всех компаний с собственным парком. Автоматизированный сервис избавляет предпринимателя и команду от ненужной работы, появляется больше времени на развитие бизнеса.

Чтобы попробовать функционал «Паркоматики» и узнать тарифы, перейдите по ссылке и зарегистрируйтесь. Внедрение занимает не больше нескольких часов. Достаточно загрузить номера автомобилей и телефоны водителей в личном кабинете.